Стеллажи, телефон (495) 642 02 91
Проектирование, продажа, монтаж лестниц и стеллажей. Стеллажи из различных материалов, простой конструкции и функционального дизайна, обеспечивающее безопасность хранения и удобство доступа.

Стеллажи всех видов

 

Пример нумерации стеллажей в архиве


4.3.5. Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей

4.3.5.1. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, хранилища, комнаты) а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.

4.3.5.2. Карточка пофондового топографического указателя (приложение № 4) составляется отдельно на каждый фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров фондов. Карточка постеллажного топографического указателя (приложение № 5) составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения (комнаты, корпуса и т.д.). Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй — в хранилище.

4.3.5.3. Ведение топографических указателей может осуществляться в традиционном или автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов.

4.3.6. Оформление ярлыков на первичных средствах хранения документов

Каждое первичное средство хранения документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указывается название и номер фонда, а также номер описи, первый и последний номера единиц хранения, номера отсутствующих единиц хранения.

Надписи исполняются типографским способом, черной машинописной лентой, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Возможно использование штампов и других аналогичных средств.

4.4. Контроль наличия, технического и физико-химического состояния документов

4.4.1. Проверка наличия и состояния документов и организация розыска необнаруженных документов

4.4.1.1. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления соответствия фактического наличия единиц хранения их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих различным видам реставрационной и технической обработки.

В ходе проверки наличия и состояния документов осуществляются:

– установление фактического наличия документов, находящихся на хранении;

– выявление и устранение недостатков в учете документов;

– выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

– выявление и учет документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки;

– выявление непрофильных документов.

4.4.1.2. Проверки наличия и состояния документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

Плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится:

– уникальных документов — ежегодно;

– особо ценных документов на бумажной основе — один раз в 10 лет;

– аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов — один раз в 5 лет;

– кинодокументов на нитрооснове — один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия остальных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета документов, но не менее одного раза в 20 лет.

Проверка наличия и состояния секретных документов осуществляется в те же сроки, что и документов, находящихся на открытом хранении.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых утрачены или могли быть утрачены и/или повреждены документы, а также при смене заведующих хранилищами, проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).

В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся проверки наличия и состояния документов, выдававшихся из хранилищ в течение года. При выявлении необоснованного отсутствия документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска (см. пп. 4.4.1.7–4.4.1.9).

4.4.1.3. В начале проверки наличия и состояния документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.

4.4.1.4. Проверку наличия и состояния документов проводит, как правило, группа работников.

При проверке наличия единиц хранения, документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно. Итоги проверки фиксируются в листах-заверителях (приложения № 6, 6а).

Документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их номера устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи документов из хранилищ. Документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

При проверке наличия и состояния документов необходимо:

– сохранять порядок расположения документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

– подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного фонда;

– изымать из проверяемого фонда (комплекса документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других фондов;

– изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

– изымать единицы хранения, не внесенные в опись (книгу учета и описания), и помещать их в конец фонда (комплекса документов) для последующей обработки и описания.

В ходе проверки наличия и состояния документов не допускается:

– вносить в опись (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;

– делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях и других учетных документах.

4.4.1.5. Результаты проверки наличия и состояния документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния документов (приложение № 7) и в акте проверки наличия и состояния документов (приложение № 8).

Лист проверки наличия и состояния документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись отдельно. При проверке небольших по объему фондов допускается составление одного листа проверки на все описи. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния документов при необходимости составляются другие акты — о технических ошибках в учетных документах (приложение № 9), об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д. (приложение № 10), о неисправимых повреждениях документов (приложение № 11) и т.п.

4.4.1.6. По окончании проверки наличия и состояния документов в конце описи (книги учета и описания) проставляется штамп “проверено”, дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

В случае обнаружения в итоговой записи описи (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших на законных основаниях единиц хранения итоговая запись пересоставляется.

На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных документов (приложение № 12). Ведение картотеки необнаруженных документов осуществляется централизованно в традиционном или автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных документов.

Результаты проверки физического состояния документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния документов.

Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

После проверки наличия коробки с документами могут опечатываться.

4.4.1.7. Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива имеет право продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива, но не более, чем на 1 год.

Розыск осуществляется путем изучения документов дела фонда, старых описей, книг выдачи документов и т.п., повторных проверок находящихся рядом фондов (комплексов документов), поиска необнаруженных документов в организациях, у владельцев личных архивов, от которых документы были приняты на хранение и др. В целях розыска отсутствующих документов могут проводиться целевые проверки наличия документов отдельных фондов, их частей и групп единиц хранения.

4.4.1.8. Документы, найденные в ходе розыска, передаются хранителю, который подкладывает их на место. В картотеке необнаруженных документов делается отметка о нахождении документов.

Документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

4.4.1.9. На документы, не найденные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 13), и подробная справка о проведении розыска, которые, вместе с актом проверки наличия и состояния документов, представляются в вышестоящий орган управления архивным делом для принятия окончательного решения о снятии с учета таких документов.

Решение о снятии документов с учета оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения вышестоящего органа управления архивным делом.

В картотеке необнаруженных документов делается отметка о снятии документов с учета.

studfiles.net

Наводим порядок в архиве

Удивительны архивы в коммерческих структурах. Помещение, забитое коробками и стеллажами... Кое-где, как одинокие маяки, стоят разделители…. Неподписанные дела и короба... Чтобы что-то найти, нужно поработать грузчиком, переставляя короба из одной стопки в другую, одновременно проверяя их содержимое. Кто-то когда-то знал, что и где тут лежит (или должно лежать), но люди уходили, а вместе с ними ушли в небытие и эти знания.

И в этот самый момент «сверху» спускается команда –  навести порядок в  архиве. Неподготовленного человека среднестатистический коммерческий архив может повергнуть в легкий шок: за что хвататься?

Начнем с систематизации

Для начала нужно выяснить, есть ли в компании положения об архиве и экспертной комиссии. Если их нет, типовые образцы можно найти в интернете. Пока вы не знаете специфики работы архива организации, доработать эти положения не получится. Поэтому для начала их можно принять в типовом виде.

К «разбору завалов» будь готов!

  • Перед тем как приступить к «разбору завалов», попросите выделить вам рабочий халат, иначе к концу рабочего дня вас будет не узнать. Халат лучше выбрать темного цвета.
  • Если архив в очень запущенном состоянии, возможно, вам потребуются респиратор и перчатки.
  • Бумага сильно сушит руки, поэтому стоит позаботиться и о хорошем креме для рук.

Теперь можно начинать систематизацию. Если есть описи – это уже хорошо. Но часто оказывается, что они устарели. В промежутке между уходом предыдущего заведующего архивом и приемом на работу нового проходит какое-то время, когда перемещение дел происходит произвольным образом, а новые поступления не учитываются. Описи необходимо пересмотреть и сопоставить с имеющимися в архиве документами. Если хотя бы часть совпадет, вы облегчите себе работу, а ее предстоит очень много. Но, как показывает практика, на такое везение особенно рассчитывать не приходится. Чаще выясняется, что вся информация об архиве не оформлена на бумажных носителях.

Всем полкам и коробам присваиваются порядковые номера, т.е. без учета специфики хранившихся там документов. Короба нумеруются отдельно, полки – отдельно. Делать это проще с помощью клеящихся бумажек, на которых пишутся номера. Даже если нумерация уже существует, лучше ввести свою, особенно если прежние номера имеют индексы.

Разберемся со сроками хранения и составим опись дел

Затем наступает пора самой сложной работы – составления описи хранящихся дел.  Сначала готовится черновая опись, которая послужит информационной базой для систематизации архива, а потом превратится в электронный справочный аппарат к архиву.

 Каждое дело нужно просмотреть на предмет сохраняемых документов и сроков их хранения, определить, к какому подразделению оно относится, когда было создано. На корешок каждой папки или на первую обложку скоросшивателей нужно наклеить этикетку с номером. Номера также присваиваются поточно, без учета вопросов, подразделений, в которых эти дела составлялись, места хранения и других особенностей. На короба, в которых хранятся дела, наносится информация о начальных и конечных номерах сохраняемых в ней дел. Делать отметку о делах, хранимых на полках, необходимо только в том случае, если дела стоят в два ряда. Чтобы различить дела, хранящиеся на полках и в коробах, можно к номеру добавить индексы «п» и «к» соответственно.

Опись  дел

дела

Короба/

полка

Подразделение

Название дела (документарный состав)

Место хранения

Крайние даты (годы создания докуметов)

Срок хранения

Год уничтожения

Примечание

1167

163К

Кадры

Приказы (приказы по командировкам)

Общий архив

2001–2003

Переформировать с выделением дел 5-летнего срока хранения

1168

163К

Кадры

Приказы о приеме на работу (приказы о приеме на работу в Московском офисе)

Общий архив

2002

5 лет

2008

1169

Бухгалтерия

Командировки (Первичная документация: чеки, счета, билеты)

Архив  бухгалтерии

2000

5 лет

2006

Опись дел лучше подготовить с использованием программы MS Excel,  подключив функцию фильтра, – это облегчит подготовку выборки документов по подразделениям.

Срок хранения документов определяется по перечню документов. Если у вас есть вышестоящая организация, часто перечни с указанием сроков хранения составляет она, и чтобы определиться со сроками, необходимо пообщаться с руководством архива этой организации. Возможно, установленные ими сроки хранения дел превышают те, которые указаны в типовых перечнях.

Если вышестоящей организации нет, срок хранения документов определяется по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден руководителем Росархива 06.10.2000, в ред. от 2710.2003) и Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182).

Если в одном деле есть документы временного и длительного сроков хранения, то срок хранения дела устанавливается по максимальному значению. Когда такой подход неоправдан, дело подлежит расформированию и разбивается на два или больше дел, затем к номеру дела через дробь присваивают индекс, а в таблицу добавляют дополнительную строку. Дела, образовавшиеся из расформированного дела, хранят рядом в одном коробе или на одной полке.

Обратите внимание

Срок хранения дел определяется по нормативам, которые действовали на момент создания документов. Так, в отношении документов, созданных до 2000 г., будет применяться Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом 15.08.1988, или предыдущие версии перечня документов, составленного всышестоящей организацией.

Обратите внимание

Если в компании нет оригинала документа, а только его копия, то ей присваивается срок хранения оригинала. Обычно это относится к документам юридического и финансового департамента. Поэтому после того, как архив будет описан, нужно проверить документы на предмет соотношения копий с оригиналами. Для упрощения работы, даже если можно установить дату изготовления копии, в описи проставляется год выпуска оригинала. Копиям, оригинал которых не был обнаружен, присваивается срок хранения оригинала.

Все ненужное – уничтожить

Далее необходимо решить вопрос о списании документов, срок хранения которых истек. Изначально это должно быть согласовано с руководством компании. Если руководство компании придерживается мнения, что уничтожать ничего не нужно, данный этап можно пропустить. Если вопрос о списании документации решен руководством положительно, предстоит работа с руководителями подразделений. Как правило, начальники отделов не хотят заниматься списанием, потому, что это дополнительная работа, а также из страха, что что-то может понадобиться в будущем.

Для списания документов нужно сформировать экспертную комиссию в составе не менее трех человек. Вопрос о списании документов рассматривается на заседании экспертной комиссии. Результаты работы комиссии оформляют в виде протокола.

Важно!

Помните, что срок хранения документов – это не тот срок, после истечения которого дело должно быть уничтожено, а срок, после истечения которого можно начать рассмотрение вопроса об уничтожении документов.

Решение о списании документов может приниматься только генеральным директором. Оно оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

После уничтожения документов не забудьте сделать отметку об удаленных делах в описи или просто перенести их в другую опись.

Сейчас, когда в архиве стало свободнее, можно расставить все дела по тематике и в хронологическом порядке, не забывая при этом внести изменения в опись и на короба.

Дела постоянного и длительного срока хранения хранят раздельно. Если ваша компания передает документы на аутсорсинг, выгоднее всего передавать именно эти дела, т.к. они реже требуются в работе, и компания может сэкономить на доставке документов.

После этого необходимо систематизировать записи в описи в соответствии с порядком хранения документов в архиве. Можно перенести дела по каждому подразделению или дела, хранящиеся в разных местах, на отдельные листы, а можно продолжать работу в одной таблице. Если в компании есть система электронного документооборота, можно начать заносить в нее информацию. На этом же этапе разрабатывается индексация дел в соответствии с тематикой и местом хранения. Поточные номера на делах заменяют на новую индексацию. Теперь эта опись станет вашей электронной информационной базой, облегчающей поиск документов в архиве.

В случае необходимости в архиве устанавливают указатели с наименованиями подразделений или годов.

Осталось оформить документы

Сотрудники архива должны вести следующие учетные документы:

  • Книга учета поступления и выбытия документов;
  • описи дел (отдельно постоянного, временного сроков хранения и по личному составу);
  • реестр описей и др.

Полный перечень необходимых учетных документов и их образцы можно найти в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009).

Работа с документами архива

  • Так как дела в архивах организации должны храниться не прошитыми, а собранными в скоросшиватели и папки, выдавать все дело целиком, как это практикуется в государственных архивах, не следует. Сотруднику удобнее выдавать отдельный документ, а на его место вкладывать лист-заместитель или выдавать копию запрашиваемого документа.
  • Необходимо вести учет выданных документов.  Это нужно делать таким образом, чтобы сотрудник своей подписью мог засвидетельствовать изъятие документа из дела.
  • Хорошо, если удастся организовать место для работы с архивными документами на территории архива и не выносить документы из помещения.

Ю.В. Еремеева, зав. канцелярией, член Клуба профессиональных секретарей

www.profiz.ru

Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок.

10.02.2015

Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.

Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй — в архивохранилище.

Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.

7polok.com

Мебель Сити

   После выделения помещения или места под архив возникает вопрос о правильном расположении документации. Как поместить бумаги, чтобы поиск нужного дела занимал минимум времени? Нужно все организовать правильно. В этом вопросе важна систематизация и сама мебель, то есть стеллажи и полки. Стеллажи, предназначенные для архивов, обычно устроены таким образом, что их внешняя сторона полностью закрыта и непроницаема для света и влаги.Просто установить стеллажи для архива и сложить на них все дела недостаточно. Необходимо составить опись всех бумаг. Здесь без классификации документов не обойтись. Обычно бумаги распределяют, основываясь на таких признаках:• хронологический, для налоговых и бухгалтерских отчетов;• номинальный, по видовому признаку документов: приказы, акты, постановления и т.д.;• географический, для компаний имеющих филиалы в различных городах;• предметно-вопросный, дела, освещающие определенный проект складируются в одну папку;• корреспондентский, документы классифицируются по имени лица или названию компании, с которой ведется переписка;• экспертный, классификация документов по времени хранения;• авторский, объединяются документы ведущиеся авторским коллективом или одним человеком.   Еще понадобится схема расположения документов. Для нее нужно пронумеровать стеллажи арабскими цифрами. По правилам делается это слева направо, начиная от двери. Нумерация полок осуществляется сверху вниз. Чтобы уменьшить площадь, отведенную под архив, сейчас используют передвижные стеллажи. Они освобождают пространство, увеличивая вместимость хранилища. Как это действует? Стеллажи устанавливаются вплотную, занимая почти всю площадь хранилища. Под ними монтируются алюминиевые «рельсы», по которым конструкции свободно передвигаются. Оставляется лишь небольшой проход.  Помимо систематизированного размещения бумаг ведется учетная документация. К ней принадлежит:• список фондов или структурных подразделений;• лист фонда для фиксации любых изменений;• опись дел долговременного хранения;• книга учета движения документов.

   Все архивируемые дела должны быть правильно оформлены. Каждый лист нумеруется в правом верхнем углу. Для особо важных дел составляется внутренняя опись. Если провести систематизацию документов правильно, поиск нужных бумаг пройдет быстро и без потерь.

rmmebel.ru


Смотрите также

Корзина
товаров: 0 на сумму 0.00 руб.

Стеллажи Тележки Шкафы Сейфы Разное

Просмотр галереи

 

Новости

Сделаем красиво и недорого

На протяжении нескольких лет работы в области складского хозяйства нашими специалистами было оснащено немало складов...

08.11.2018

Далее

 

С Новым годом!

Коллектив нашей компании поздравляет всех с Наступающим Новым 2012 годом!

02.12.2018

Далее

 

Работа с клиентом

Одним из приоритетов компании является сервис обслуживания клиентов. На примере мы расскажем...

01.11.2018

Далее

 

Все новости
 


 

© 2007-2019. Все права защищены
При использовании материалов, ссылка обязательна.
стеллажи от СТ-Интерьер (г.Москва) – изготовление металлических стеллажей.
Электронная почта: [email protected]
Карта сайта