Стеллажи, телефон (495) 642 02 91
Проектирование, продажа, монтаж лестниц и стеллажей. Стеллажи из различных материалов, простой конструкции и функционального дизайна, обеспечивающее безопасность хранения и удобство доступа.

Стеллажи всех видов

 

Расстояние между стеллажами в архиве


Обеспечение пожарной безопасности архивов

Обеспечение пожарной безопасности архивов организуется их руководителями в соответствии со Специальными правилами пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Минкультуры России от 12.01.2009 № 3 (далее – Специальные правила, Правила). Правилами определены:

● общие требования к организации пожарной безопасности архивов;

● требования пожарной безопасности к содержанию территории, зданий и помещений архивного учреждения;

● требования пожарной безопасности к содержанию эвакуационных путей и выходов;

● требования пожарной безопасности для архивохранилищ, лабораторно-производственных и складских помещений;

● требования к архивохранилищам документов на пленочных носителях;

● требования к лабораторно-производственным зданиям и помещениям;

● требования к материальным складам, организации хранения химикатов, легковоспламеняющихся и горючих жидкостей;

● требования к эксплуатации электрооборудования архива;

● требования к средствам обеспечения пожарной безопасности архива;

● порядок действий персонала архива при пожаре.

Как следует из преамбулы Правил, они предназначены для конкретизации положений нормативных актов по пожарной безопасности применительно к условиям функционирования архивов.

Общие требования к организации пожарной безопасности архивов

В соответствии со Специальными правилами ответственным за обеспечение пожарной безопасности архива и его подразделений является его руководитель (заведующий). Все работники архива допускаются к работе только после прохождения обучения мерам пожарной безопасности.

В каждом архиве издается приказ об установлении противопожарного режима с приложением инструкции о мерах пожарной безопасности. Инструкции для отдельных подразделений, помещений и по выполнению определенных видов работ должны дополнять и конкретизировать требования исходя из специфики пожарной опасности помещений и выполняемых видов работ. Приказ и инструкции подлежат изучению работниками архива в системе обучения мерам пожарной безопасности и размещаются в доступных для обозрения местах.

В зданиях архивов при единовременном нахождении на этаже более 10 человек разрабатываются и на видных местах размещаются планы (схемы) эвакуации людей в случае пожара, а также система (установка) оповещения людей о пожаре. В архивах с массовым пребыванием людей (50 и более человек) в дополнение к схематическому плану эвакуации людей при пожаре должна быть разработана инструкция, определяющая действия персонала по обеспечению безопасной и быстрой эвакуации людей.

Ежедневно по окончании работы помещения архива осматриваются работниками в порядке, установленном инструкцией о мерах пожарной безопасности. При выявлении в ходе осмотра нарушений требований пожарной безопасности необходимо принять меры к их устранению. При невозможности самостоятельно устранить выявленные нарушения требований пожарной безопасности работник обязан доложить об этом руководителю архива и сделать соответствующую запись в журнале осмотра помещений.

Основные требования пожарной безопасности к содержанию территории, зданий и помещений архива

К зданиям архива должен быть постоянно обеспечен свободный доступ (подъезд) пожарных машин (подробнее о содержании эвакуационных путей и выходов см. в разделе III Специальных правил). Пожарные гидранты (в зданиях и на прилегающей территории) должны находиться в исправном состоянии, а в зимнее время, кроме того, должны быть утеплены и очищаться от снега и льда.

Применение открытого огня (костры, факелы) в зданиях архива и на прилегающей территории запрещается. Огневые, сварочные, резательные, окрасочные и другие пожароопасные работы должны проводиться в строгом соответствии с Правилами пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03), утвержденными приказом МЧС России от 18.06.2003 № 313.

В зданиях архива и на прилегающей территории запрещается курение, за исключением мест, определенных в инструкциях о мерах пожарной безопасности. Места для курения должны быть оборудованы пепельницами из негорючих материалов или урнами с водой и обозначены соответствующими знаками пожарной безопасности. В архивохранилищах, лабораторно-производственных, складских и служебных помещениях архива запрещается:

● применять при уборке помещений легковоспламеняющиеся и горючие жидкости;

● отогревать замерзшие водопроводные, канализационные и другие трубы открытым огнем;

● утеплять чердачные перекрытия, производить засыпку перегородок горючими материалами, а также устанавливать пустотные перегородки из горючих материалов;

● устраивать жилые помещения и допускать временное проживание граждан.

Во всех помещениях архива должны быть вывешены таблички с надписями: «Ответственный за противопожарное состояние _______», «О пожаре звонить по телефону _______».

Основные требования пожарной безопасности к содержанию архивохранилищ, лабораторно-производственных и складских зданий и помещений

В архивохранилищах, лабораторно-производственных и складских помещениях не допускается устройство подсобных помещений. Стеллажи и шкафы должны устанавливаться в архивохранилищах (подробнее о содержании требований к архивохранилищам документов на пленочных носителях см. в разделе V Специальных правил) с соблюдением следующих норм:

● расстояние между рядами стеллажей и шкафов (главный проход) – не менее 1,2 м;

● расстояние (проход) между стеллажами – не менее 0,75 м;

● расстояние между наружной стеной здания и стеллажами (шкафами), установленными параллельно стене, – не менее 0,75 м;

● расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – не менее 0,45 см.

Мебель и оборудование в лабораторно-производственных зданиях должны устанавливаться так, чтобы они не препятствовали эвакуации людей, ширина проходов между оборудованием должна быть не менее 1 м.

Напротив дверных проемов складских помещений должны оставляться проходы шириной, равной ширине дверей, но не менее 1 м. Кроме того, через каждые 6 м в складах следует устраивать продольные проходы шириной не менее 0,8 м.

Основные требования пожарной безопасности к содержанию электрооборудования

Силовое и осветительное электрооборудование, электропроводка и электроустановки архивов должны находиться в исправном состоянии. Все электроустановки должны иметь защиту от токов короткого замыкания и других отклонений от нормальных режимов работы. Осветительная электросеть должна быть смонтирована так, чтобы светильники находились на расстоянии не менее 0,5 м от горючих конструкций зданий, изделий (деревянных шкафов) и материалов (коробки с делами, связки). Устройство и эксплуатация в зданиях архивов электросетей-времянок не допускается, за исключением электропроводок, питающих места временного производства строительных и ремонтно-монтажных работ.

Электроустановки и электроприборы в помещениях, в которых по окончании рабочего времени отсутствует дежурный персонал, должны быть обесточены. Электроустановки и электротехнические изделия могут оставаться под напряжением, если это обусловлено их функциональным назначением и (или) предусмотрено требованиями инструкции по эксплуатации.

Для оперативного отключения электроэнергии в случае возникновения пожара (за исключением систем противопожарной защиты) должен быть разработан (и приведен в инструкции о мерах пожарной безопасности) порядок (очередность) обесточивания электросетей. При эксплуатации электроустановок и электросети запрещается:

● использовать электропровода и кабели с поврежденной или потерявшей защитные свойства изоляцией;

● пользоваться поврежденными розетками, осветительными и соединительными коробками, рубильниками и другими электроустановочными изделиями;

● обертывать электрические лампы бумагой, материей и другими горючими материалами;

● использовать некалиброванные плавкие вставки или другие самодельные устройства защиты от перегрузки и короткого замыкания;

● складировать различные предметы, вещества и материалы у электрощитов, электродвигателей и пусковой аппаратуры.

Применение электронагревательных приборов допускается в служебных помещениях. По окончании рабочего дня электронагревательные приборы должны отключаться от электросети. Эксплуатация нагревательных приборов при отсутствии или неисправности терморегуляторов и устройств тепловой защиты не допускается.

Основные требования пожарной безопасности к содержанию средств обеспечения пожарной безопасности

Применяемые архивом автоматические установки пожаротушения и пожарной сигнализации, системы оповещения людей о пожаре и управления эвакуацией, внутреннего противопожарного водопровода и противодымной вентиляции, а также первичные средства пожаротушения должны находиться в исправном состоянии и постоянной готовности. Все архивохранилища, лабораторно-производственные, складские и служебные помещения, а также технологические установки должны быть обеспечены огнетушителями, которые должны использоваться для локализации и ликвидации небольших загораний, а также пожаров в их начальной стадии развития. Комплектование импортного оборудования огнетушителями производится согласно условиям договора на его поставку.

На каждом этаже должны размещаться не менее двух ручных огнетушителей. При наличии нескольких небольших помещений одной категории пожарной опасности количество необходимых огнетушителей определяется согласно таблице с учетом суммарной площади этих помещений.

Огнетушители следует располагать на видных местах вблизи от выходов из помещений на высоте не более 1,5 м. Использование первичных средств пожаротушения для хозяйственных и прочих нужд, не связанных с тушением пожара, запрещается. Размещение первичных средств пожаротушения в коридорах и проходах не должно препятствовать безопасной эвакуации людей.

Порядок действий персонала архива при пожаре

Каждый работник архива при обнаружении пожара или признаков горения (запах гари, задымление, повышение температуры и пр.) обязан:

1. Немедленно сообщить об этом в подразделение пожарной охраны, при этом необходимо указать место возникновения пожара и назвать свою фамилию.

2. Принять по возможности меры по эвакуации людей и сохранению материальных ценностей.

3. Принять по возможности меры по тушению пожара с помощью первичных средств пожаротушения.

Должностное лицо архива, прибывшее к месту пожара, обязано:

1. Продублировать сообщение о возникновении пожара в пожарную охрану и поставить в известность вышестоящее руководство.

2. В случае угрозы для жизни людей немедленно организовать их спасение, используя для этого имеющиеся силы и средства.

3. Организовать встречу подразделений пожарной охраны и оказать помощь в выборе кратчайшего пути для подъезда к очагу пожара.

4. Проверить включение в работу автоматических систем противопожарной защиты (оповещение, пожаротушение, дымоудаление).

5. При необходимости организовать отключение электроэнергии (за исключением систем противопожарной защиты), остановить работу систем вентиляции в аварийном и смежном с ним помещениях, выполнить другие мероприятия, способствующие предотвращению развития пожара и задымления здания.

6. Прекратить все работы в здании, кроме работ, связанных с мероприятиями по тушению и ликвидации пожара.

7. Удалить за пределы опасной зоны всех работников, не участвующих в мероприятиях по тушению и ликвидации пожара.

8. Осуществить общее руководство по тушению пожара до прибытия подразделений пожарной охраны.

9. Обеспечить соблюдение требований безопасности работниками, принимающими участие в тушении пожара.

10. Одновременно с тушением пожара организовать эвакуацию и защиту архивных документов и материальных ценностей.

По прибытии пожарного подразделения руководство архива обязано выполнять все указания руководителя тушения пожара, оказывать необходимую помощь в эвакуации людей и ценностей, а также в тушении и ликвидации пожара.

М.Ю. Рогожин

www.profiz.ru

Особенности размещения передвижных архивных стеллажей

 Передвижные металлические стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами.  Если помещение угловое и окна расположены на смежных стенах, то формально выполнить данное условие нельзя. В этом случае рекомендуется закрыть фронтальную часть крайнего к окнам стеллажа распашными дверями (если позволяют расстояния) или установить двери-рольставни. По возможности, передвижные стеллажи размещают как можно дальше от окон.

В архивах без окон монтаж передвижных стеллажей производят  с учетом особенностей помещений и размещаемого оборудования.

Соблюдаются все основные нормативы по отступам от стен и величине проходов. Все указанные ниже расстояния минимальны. Любая организация вправе увеличить расстояния с учетом размеров конкретного помещения и используемого оборудования.

Расстояние между рядами передвижных  стеллажей (главный проход) -120 см. Этот норматив касается как расстояния от стеллажей до стены, так и расстояния между системами передвижных стеллажей в случае, если в одном большом помещении система передвижных стеллажей разбита на несколько блоков.

Расстояние (проход) между стеллажами - 75 см. Обычно, при размещении передвижных архивных стеллажей под документацию формата А4 данное расстояние соблюдается. Часто величину рабочего прохода приходится увеличивать, например, при установке на секцию мобильного стеллажа дверей. Или, например,  используются передвижные стеллажи со встроенными выдвижными ящиками под формат А1. В этом случае целесообразно увеличить проход между стеллажами до комфортного. В выдвинутом положении ящик займет 60 см рабочего прохода, работнику архива будет неудобно работать с таким форматом хранения документов без увеличения расстояния между стеллажами до 100 – 120 см.

Расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см. В случае установки передвижных стеллажей крайний стеллаж может вплотную подходить к стене. Требования этого пункта выполняются, ведь передвижной стеллаж можно всегда отодвинуть от стены на величину рабочего прохода, то есть те же 75 см.

Расстояние между стеной и торцами передвижных стеллажей (обход) - 45 см.

Расстояние между полом и нижней полкой передвижного  стеллажа - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см. Учитывая, что передвижные стеллажи для архива устанавливаются на рельсах и колесной базе, требуемые расстояния сохраняются. На практике, правда,  этот норматив не всегда соблюдается. 

Не ставят передвижные стеллажи вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла. Обычно, если в помещении есть радиаторы отопления, от них до торца стеллажа расстояние составляет не менее 60 см.

При разработке проекта установки передвижных стеллажей в помещении архива так же необходимо учитывать положение выходов (основного и запасного).

Завод - производитель мобильных архивов, как правило,  имеет возможность изготовить передвижные стеллажи с индивидуальными размерами. Все указанные нормативы, таким образом, соблюдаются на практике.

При необходимости, заказчик самостоятельно согласовывает проект размещения передвижных стеллажей в противопожарной службе.

Все статьи.

www.saturngk.ru

Ремонт в архиве

Из статьи вы узнаете о важных моментах, связанных с обустройством и ремонтом архивного помещения, о том, какие требования необходимо учитывать, подбирая материалы, мебель и оборудование, а также о том, как организовать помещение с точки зрения удобства и создать навигацию по архиву.

ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ПОМЕЩЕНИЕМ ПОД АРХИВ

Не секрет, что под помещения для хранения архивной документации в сравнительно небольших организациях зачастую приспосабливают кабинеты, находящиеся вдали от центральной части офиса. При этом сами помещения в плане технического оснащения и состояния оставляют желать лучшего. В таких условиях по прошествии времени не только хранимая документация теряет исходный вид, но и само помещение требует контроля технического состояния:

• один раз в год при проведении санитарно-гигиенической обработки помещения архива;

• один раз в 5 лет во время проведения проверки наличия и состояния документов.

Ремонтные работы проводят как в действующих архивохранилищах, так и в тех помешениях, где только планируется размещение документации (при переездах организации в другой офис, расширении и т.д).

Проведение ремонтных работ в используемом помещении архива – процесс сложный и длительный, но дает ряд возможностей:

• при перемещении документации на временное хранение (на период ремонтных работ) можно обнаружить повреждения документации, которые ранее не были заметны;

• при переносе папок появляется удобная возможность отобрать документы с истекшим сроком хранения, чтобы не заносить их после ремонта обратно в архив;

• при необходимости можно изменить план расстановки стеллажей для большего удобства, провести работу по оптимизации помещения (установка вентиляции, замена приборов освещения и т.д.), заказать (сменить) оборудование: разделители для папок, ящики для хранения электронных документов, идентификационные таблички на стеллажи, стремянки.

Подобная «генеральная уборка» архива при качественном исполнении позволит сохранить документацию в требуемом виде и надолго обеспечит помещению ухоженный вид.

Ремонтные работы как в пустующем помещении, так и в помещении, заполненном документацией, необходимо проводить с учетом требований, предъявляемых к хранению архивной документации, что, к сожалению, не всегда соблюдается. Как показывают проверки, «практический стиль освоения (приспособления) помещений под архивные службы, в большинстве случаев, является поверхностным и непрофессиональным», поэтому подготовка и проведение ремонтных работ должны проходить под руководством специалиста, ответственного за организацию архива.

◙ Что делать с документацией? Этот вопрос нужно будет решить в первую очередь.

Переместить документацию, а также элементы обстановки и конструкций, обеспечив их сохранность, можно двумя способами:

• приспособить для временного хранения другое подходящее помещение;

• воспользоваться услугой временного хранения за пределами организации (аутсорсинг).

В первом случае необходимо оценить объем документации и трудозатраты по ее перемещению, во втором – финансовые возможности фирмы. При выборе второго варианта траты увеличиваются в разы, так как помимо ежемесячной оплаты за удаленное хранение необходимо будет также оплатить выемку и перевозку документации.

◙ Рассчитываем площадь архива. Если вы только обустраиваете архивное помещение, важно рассчитать его площадь. Для удобства проведения расчетов площадей, необходимых для архивохранилища, специалистами разработана следующая методика:

Для расчета также необходимо знать количество дел, хранящихся в архиве и подлежащих хранению, а также учитывать, сколько новых дел поступит в ближайшие годы (от трех до пяти лет).

Пример расчета. Допустим, в архиве хранятся дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения. Каждый год образуется 60 дел временного (свыше 10 лет) хранения и 45 – постоянного (количество взято из номенклатуры дел организации). В таком случае для размещения дел в архиве организации, образовавшихся за один год, понадобится 3,5 полки стеллажа длиной 1 метр: по 30 папок типа «Корона» на каждой. То есть, на 5 лет понадобится 17,5 полок. Округляем количество необходимых полок до целого числа: минимум 4 полки стеллажа необходимо оставить резервными. При регулярном уничтожении дел, сроки хранения которых истекли, вновь поступившие дела займут освобожденные места на стеллажах.

◙ Требования к помещению архива. Не все помещения пригодны для размещения архивных документов.

Не допускается использовать ветхие, сырые, неотапливаемые, не отвечающие санитарно-гигиеническим требованиям помещения, а также помещения здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные или химические технологии.

Помещения архивов должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированно защищенными от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Помещение архивохранилища до размещения в нем документов должно быть принято в эксплуатацию после экспертизы специальной комиссии. Экспертиза оценивает состояние помещения и устанавливает его пригодность. В состав комиссии входят представители архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров.

Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ. Светильники должны быть закрыты сплошными плафонами.

В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов. Помещение архивохранилища должно быть оборудовано пожарно-охранной сигнализацией.

Отсутствие окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55 %; для черно-белых пленочных материалов – 15 °С и 40–55 %), для цветных – 2–5 °С и 40–55 %; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – 15–20 °С и 50–65 %. Температурно-влажностный режим контролируется с помощью термометров и гигрометров.

СОЗДАЕМ НАВИГАЦИЮ ПО АРХИВУ

◙ Рисуем схему размещения архивного фонда. На основе проведенных расчетов площади архива рисуем (можно и от руки) графическую схему размещения фондов в новых хранилищах, т.е. на плане расстановки стеллажей указываем номера фондов, которые планируется разместить на данной стеллажной площади (Пример 1). К графическому плану можно добавить соответствующие пояснения (текстовые расшифровки). Наличие и тщательная проработка такой схемы является одним из условий качественного перемещения крупных массивов архивных дел.

◙ Нумеруем стеллажи, полки и дела. Для того чтобы избежать путаницы в расстановке документации после ремонта, необходимо до его начала пронумеровать все стеллажи и полки, если это не было сделано ранее. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы имеют свою нумерацию: они нумеруются в определенной последовательности слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо (рис. 1).

В двусторонних стеллажах нумерация дел начинается с одной стороны от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны.

◙ Составляем постеллажные и пофондовые указатели с обозначением места хранения документов. Для удобства поиска документов в архиве необходимо составить пофондовые и постеллажные топографические указатели. При этом карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд (Пример 2), а карточка постеллажного топографического указателя – на каждый стеллаж (Пример 3).

◙ Требования к расстановке стеллажей. Для сотрудников организации важно, чтобы они могли как можно быстрее найти необходимые документы, а для этого при расстановке стеллажей в помещении должны соблюдаться определенные требования:

Для хранения документов, имеющих грифы ограниченного доступа, в хранилище должны быть установлены сейфы или металлические шкафы. Для размещения подобных документов может быть выделено отдельное хранилище.

ЧТО ЕЩЕ НУЖНО ПРЕДУСМОТРЕТЬ ПРИ ОБУСТРОЙСТВЕ АРХИВА

◙ Требования к подбору материалов. Вам как специалисту, отвечающему за архив и участвующему в подборе материалов, необходимо указать на технические требования – остальное доверьте профессионалам. Важно, чтобы это были сертифицированные материалы, не собирающие пыль и не являющиеся источником пыли или агрессивных химических веществ.

Правильный подбор материалов – важнейшее условие удачного ремонта. Подбирая материалы для ремонта архивного помещения, необходимо учитывать, что существует перечень материалов, подлежащих сертификации5:

• 2523 – Цемент;

• 4863 – Оборудование кондиционеров;

• 2388 – Материалы лакокрасочные;

• 3530 – Кабели силовые для стационарной прокладки на напряжение свыше 1 кВ;

• 5331 – Пиломатериалы качественные;

• 5620 – Мебель специальная.

Если использовать несертифицированную продукцию, могут возникнуть неприятные ситуации.

Например, после некачественно проведенного ремонта пола в архивохранилищах Архивной службы Новосибирской области документы постоянно загрязнялись пылью, которая образовывалась из-за разрушения покрытия пола от колес тележек, которые используются для перевозки архивных дел.

◙ Требования к оборудованию помещения архива.

1. Двери лестничных клеток и лифтовых холлов должны быть самозакрывающимися с уплотнением в притворах. Устройства для самозакрывания дверей должны находиться в исправном состоянии6.

Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками. Двери эвакуационных выходов из поэтажных коридоров, холлов, фойе, вестибюлей, лестничных клеток и помещений архива должны открываться свободно и по направлению выхода из здания, за исключением дверей, открывание которых не нормируется требованиями нормативных документов по пожарной безопасности (п. 3.1 Специальных правил).

2. В местах пересечения стен, перекрытий и ограждающих конструкций различными инженерными коммуникациями образовавшиеся отверстия и зазоры должны быть заделаны строительным раствором или другими негорючими материалами (п. 2.15 Специальных правил).

3. В архивохранилищах, лабораторно-производственных, складских и служебных помещениях должны быть вывешены таблички с надписями: «Ответственный за противопожарное состояние», «О пожаре звонить по телефону…» (п. 2.16 Специальных правил).

4. Ковры и ковровые дорожки в помещениях с массовым пребыванием людей (50 и более человек) должны быть жестко прикреплены к полу (п. 3.4 Специальных правил).

5. Помещения архива должны быть обеспечены первичными средствами пожаротушения.

Огнетушители. Все архивохранилища, лабораторно-производственные, складские и служебные помещения, а также технологические установки должны быть обеспечены огнетушителями, которые должны использоваться для локализации и ликвидации небольших загораний, а также пожаров в их начальной стадии развития. На каждом этаже должно размещаться не менее двух ручных огнетушителей.

При защите помещений архивохранилищ следует преимущественно использовать хладоновые и углекислотные огнетушители с учетом предельно допустимой концентрации огнетушащего вещества.

Помещения, оборудованные автоматическими стационарными установками пожаротушения, обеспечиваются огнетушителями на 50 % исходя из их расчетного количества. Расстояние от возможного очага пожара до места размещения огнетушителя не должно превышать 20 м (п. 9.5 Специальных правил). При этом каждый огнетушитель должен иметь порядковый номер, нанесенный на корпус белой краской, а также паспорт по установленной форме.

Огнетушители следует располагать на видных местах вблизи от выходов из помещений на высоте не более 1,5 м (п. 9.6 Специальных правил).

◙ Требования к пожарной безопасности.

◙ Требования к мебели архивохранилища. Архивохранилища должны быть оборудованы металлическими стеллажами. Допускается на период до проведения реконструкции (ремонта) зданий (помещений) архивохранилища эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными составами (п. 4.2 Специальных правил).

В продаже можно встретить стеллажи с электроприводом, передвижные и стационарные, но ввиду дороговизны первых двух наиболее популярны металлические полочные архивные стеллажи (рис. 2).

Подобные стеллажи имеют ряд преимуществ:

• минимальный вес конструкции;

• возможность наращивания секций;

• угловые полки;

• стеллажи могут дополнительно комплектоваться задними и боковыми стенками, разделителями и ограничителями.

В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы. Существуют также шкафы для хранения электронных документов (рис. 3).

К сопутствующему оборудованию можно отнести архивные тележки (рис. 4), лестницу-стремянку (рис. 5).

Мебель и оборудование должны устанавливаться так, чтобы они не препятствовали эвакуации людей, ширина проходов между оборудованием должна быть не менее 1 м.

В.С. Туркина, секретарь-референт

www.profiz.ru

Обеспечение сохранности документов в архивах Понятие режима хранения документов

Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение до­кументов, контроль за их движением, физико-химическим со­стоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.

Режим хранения документов предполагает соблюдение:

  • температурно-влажностного режима;

  • светового режима;

  • санитарно-гигиенического режима;

  • охранного режима.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

  • строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;

  • оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;

  • применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-ги­гиенического, охранного режимов;

  • применением специальных средств хранения и перемещения документов.

Требования к зданиям и помещениям архива

  • архив располагается в специально построенном здании или от­дельных помещениях здания, принятых под него специальной экс­пертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту при­емки помещений или здания;

  • не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов;

  • архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализа­ции и защищен решетками на окнах нижних этажей;

  • архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для раз­ных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархивах к ним прибавляется еще ряд функциональных по­мещений;

  • хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и рас­пашными решетками на окнах;

  • в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки;

  • отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми;

  • в оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей;

  • хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход;

  • в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах плом­бируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;

  • в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные ве­щества, хранить пищевые продукты:

  • посторонние лица в архивохранилища не допускаются.

Световой режим:

  • постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;

  • освещение хранилищ может быть естественным или искусст­венным светом, при этом свет должен быть рассеянным;

  • при естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах при­меняют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с уре­занным ультрафиолетовым участком спектра;

  • уровень освещенности не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк.

Температурно-влажностный режим:

  • документы должны храниться в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-58%, в помещениях с нерегулируемым климатом при температуре 14-20°С и влажности воздуха 45-60%;

  • резкие колебания температуры и влажности воздуха не допуска­ются;

  • для поддержания температурно-влажностного режима в поме­щениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться меры по осушению или увлажнению воздуха;

  • архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации тем­пературы и влажности воздуха и принятия мер по регулирова­нию температурно-влажностного режима;

  • температурно-влажностный режим контролируется в помеще­ниях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым — два раза в неделю, при нарушениях температурно-влажностного режи­ма — ежедневно, результаты контроля заносятся в специальный журнал.

Санитарно-гигиенический режим:

  • архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, пле­сени, пыли;

  • обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обра­ботки водными растворами антисептиков;

  • в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;

  • в архивохранилищах должна быть обеспечена свободная циркуля­ция воздуха, исключающая появление непроветриваемых зон;

  • запрещается расположение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах;

  • окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками;

  • ежегодно в начале и по окончании отопительного сезона архивохранилища должны обследоваться с целью выявления насеко­мых и плесени, в случае их обнаружения подвергаться дезинфек­ции и дезинсекции.

Охранный режим:

  • обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования архива, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением пропускного режима, порядка доступа в архивохранили­ща, опечатывания или опломбирования помещений;

  • вынос документов из архива осуществляется только по пропус­кам в установленном порядке.

Оборудование архивохранилищ:

  • применяются металлические и деревянные стеллажи после их соответствующей противопожарной обработки, кроме них ис­пользуются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками;

  • оборудование располагается с учетом особенностей помеще­ния, стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с окон­ными проемами;

  • не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным сте­нам здания и к источникам тепла, не ближе полуметра от них.

При установке стеллажей выдерживаются следующие нормы:

  • расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

  • расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

  • расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными ей, — 75 см;

  • расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) — 45 см;

  • расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не ме­нее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см;

  • высота стеллажа - 220—240 см;

  • ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хране­нии коробок или связок с делами - 35-40 см;

  • ширина одностороннего стеллажа при вертикальном хранении коробок или связок с делами — 25—30 см;

  • расстояние между полками по высоте — 35—40 см;

  • при высоте архивохранилища от 4 м стеллажи устанавливаются в два яруса и снабжаются стационарной лестницей с перилами;

  • документы размещаются на стеллажах с использованием пер­вичных средств защиты, коробок, папок, футляров.

Размещение документов в архивохранилище:

  • документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск;

  • документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для но­вых поступлений;

  • документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, доку­менты личного состава также хранятся отдельно;

  • обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имею­щие в оформлении драгметаллы документы;

  • учетные документы хранятся отдельно от документов архива;

  • в ведомственном архиве документы постоянного хранения хранят­ся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, крат­косрочного хранения — без связок по годам хранения;

  • при хранении коробок и связок на стеллажах зазор между их верхом и полкой стеллажа не должен превышать 5 см;

  • коробки и связки документов не должны выступать за пределы стеллажей;

  • связки документов формируются не более 20 см толщиной;

  • коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки — горизонтально;

  • коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указыва­ются название и номер фонда, номер описи, первая и послед­няя в коробке или связке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи.

Ведение топографических указателей:

  • помещения архива, стеллажи, полки нумеруются, при этом помещения - буквами, стеллажи и полки - цифрами;

  • нумерация комнат производится от входа слева направо;

  • нумерация стеллажей и полок производится от входа в храни­лище слева направо;

  • нумерация стеллажных полок производится в пределах каждого стеллажа слева направо сверху вниз;

  • односторонние стеллажи нумеруются от входа в хранилище слева направо, двухсторонние — вкруговую;

  • в целях закрепления места хранения и поиска документов составляются пофондовые и постеллажные топографические ука­затели;

  • постеллажная карточка определяет место хранения докумен­тов, поскольку составляется на каждый стеллаж, карточки рас­полагаются по порядку номеров стеллажей в пределах одного хранилища;

  • пофондовая карточка определяет место хранения фондов, по­скольку ее основным реквизитом является номер фонда с по­следующей ссылкой на место его хранения, карточки распола­гаются по номерам фондов в пределах архива;

  • в совокупности постеллажные и пофондовые карточки явля­ются единым топографическим указателем, определяющим ме­сто хранения документов фонда.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

studfiles.net


Смотрите также

Корзина
товаров: 0 на сумму 0.00 руб.

Стеллажи Тележки Шкафы Сейфы Разное

Просмотр галереи

 

Новости

Сделаем красиво и недорого

На протяжении нескольких лет работы в области складского хозяйства нашими специалистами было оснащено немало складов...

08.11.2018

Далее

 

С Новым годом!

Коллектив нашей компании поздравляет всех с Наступающим Новым 2012 годом!

02.12.2018

Далее

 

Работа с клиентом

Одним из приоритетов компании является сервис обслуживания клиентов. На примере мы расскажем...

01.11.2018

Далее

 

Все новости
 


 

© 2007-2019. Все права защищены
При использовании материалов, ссылка обязательна.
стеллажи от СТ-Интерьер (г.Москва) – изготовление металлических стеллажей.
Электронная почта: [email protected]
Карта сайта